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Es gibt ein paar ganz wesentliche Vorteile wenn man Cloud Computing macht. Also Anwendungen auf einem Server über das Internet bereitgestellt werden, welche man dann von überall aus nutzen kann. Also von überall wo man Zugriff auf das Internet hat. Der eigentlich Clou ist dabei, dass gleich mehrer Nutzer auf die gleiche Anwendung zugreifen können und man so in Echtzeit zusammen an ein und dem selben Dokument arbeiten kann.


Auch wenn es noch zahlreiche andere Vorteile gibt, so lassem Sie uns einmal genau dieses Thema genauer betrachten. Es gibt zudem ein paar Tricks, wie Sie sich dann die Arbeit im Team noch einfacher gestalten können.

Google Sheets

Am Beispiel von Google Sheets wird das am deutlichsten. Google Sheets ist die mit Microsoft Excel vergleichbare Anwendung einer Tabellenkalkulation. Die "Software", also die Anwendung ist dabei nicht lokal auf Ihrem Computer installiert, sondern wird über einen Server von Google mit Zugriff über das Internet zur Verfügung gestellt. Sie möchten nun an einer Tabellenkalkulation mit anderen zusammenarbeiten. Während Sie bei lokalen Installationen auch lokale Dateien erzeugen, müssen Sie diese dann bspw. an eine(n) Kolleg(in) versenden, damit dieser auch an der Datei arbeiten kann. Beispielsweise indem Sie die Datei als Anhang in einer eMail verschicken. Jetzt existieren bereits zwei Versionen Ihrer Datei. Speichert der Empfänger nun die Datei und beginnt daran zu arbeiten und die Datei dann erneut an Sie zu versenden werden daraus schon mindestens vier Versionen. Dazu kommt noch, dass Sie jedesmal warten müssen bis die Datei in einer eMail zugestellt wurde. Sie können nun auch nicht mehr kontrollieren was mit den Daten aus den jeweiligen Versionen wird. Bspw. ob diese wiederum auch gegen Ihren Willen ggf. weitergeleitet werden. Ob Ihre Daten dann noch "sicher" sind ist zudem unklar.


Bei einer Online-Anwendung wie Sheets gibt es nur eine Version und Sie entscheiden darüber was damit passieren darf. Über sogenannte Freigaben können Sie auch temporär anderen Personen den Zugriff ermöglichen. Sie können in Echtzeit live verfolgen welche Eingaben dort gemacht werden. Zudem können jederzeit auch ältere Versionen wiederhergestellt werden und die Eingaben der verschiedenen Nutzer lassen sich auch später noch nachvollziehen. Übrigens funktioniert das auch bei zahlreichen anderen Anwendungen, wie bspw. Google Docs, was vergleichbar ist mit Word. Sie verlieren so keine Zeit mehr und brauchen sich auch keine Gedanken mehr darüber zu machen, ob es ggf. noch zahlreiche Kopien Ihrer Daten geben könnte. Und selbst wenn Ihr Computer gestohlen wird oder defekt wäre, so bleiben Ihre Daten sicher und weiterhin gut in der Cloud verwahrt. Es spielt nun auch keine Rolle mehr welchen Computer Sie benutzen um Ihre Dateien zu bearbeiten.

Ein hilfreicher Trick ist das Intranet!

Mit der Hilfe von Google Sites können sie ganz einfach eigene Websites erstellen und dort auch Ihre Dokumente verlinken. Wer Zugriff auf diese Website hat entscheiden sie ebenfalls über Freigaben. Ihre Kollegen brauchen sich also nicht alles zu merken oder nach bestimmten Dateien zu suchen. Es reicht wenn diese sich die "Intranet" Website aufrufen. Dann kann die Bearbeitung der Daten direkt starten.

Noch etwas! Daten können übergreifend genutzt werden. Was bedeutet das? Sie können bspw. bestimmte Felder aus Sheets auch in Docs kopieren und entscheiden, ob diese verlinkt eingefügt werden sollen. Sie können sich so verschiedene Schriftverkehrvorlagen anfertigen. Erfolgt die Änderung dann in der Sheets Datei wird "Aktuallisieren" in der Docs Datei angezeigt und Sie können mit einem Klick die aktuallisierten Daten in das Schriftstück laden. So können Sie bspw. ganz leicht die Anschrift oder den Empfängernamen anpassen oder eine Rechnungsvorlage oder einen Lieferschein erstellen und vieles andere.

AppSheet

Eventuell gibt es Anforderungen eine Anwendung zu haben, welche nicht durch eine Software, wie Google Sheets oder Docs, etc. abzubilden sind. Dennoch wäre es aber gut bspw. Sheets, also die Tabellenkalkulation dabei nutzen zu können. Auch hier gibt es eine Lösung. AppSheet ist eine App Lösung die Sie auch schon mit geringen Kenntnissen des Programmierens slebst erstellen und pflegen können. Sie können so Ihren Anwendern eine App zur verfügung stellen, welche bspw. auch auf einem Android Tablet, einem iPhone oder Android Smartphone genutzt werden kann. Die Datenbank im Hintergrund ist aber eine Ihrer Sheet Dateien. Das ermöglicht es Ihnen Ihre Daten dann auch anderweitig weiternutzen zu können. Ein klassisches Beispiel ist eine Arbeitszeiterfassung zu realisieren oder Aussenmitarbeiter Aufträge abbarbeiten zu lassen.


Auch Kalender oder Funktionen auf der Basis von Google Maps können so in der App eingebunden werden. Damit haben Nutzer auch gleichzeigt eine Routenplanung oder einen Kalender zur Hand. Sie können bspw. auf diese Weise auch Teilbereiche zur Verfügung stellen, wie bspw. Kundendaten ohne den Zugriff auf Rechnungen zu gewähren und vieles mehr! Auch Raumplanung von bspw. Besprechungsräumen und viele andere Themen lassen sich so realisieren. Nicht nur das Ihre Daten so auch wirklich Ihre Daten bleiben, AppSheet nutz die gleiche Zugriffsverwaltung wie bei der Anmeldung an einem Google Konto. Dadurch wird der Zugriff auf Ihre App auch sicher und steht nur explizit den durch Sie dazu berechtigten Nutzern zur Verfügung.

Läuft auch im Browser!

AppSheet kann nicht nur als installierte App auf bspw. einem Andorid Smartphone genutzt werden. Es ist auch möglich die App ganz einfach im Browser zu starten. So kann die App auch auf jedem Computer genutzt werden und Sie können dies zudem von überall aus nutzen. Ihre Eingaben werden je nach Voreinstellung per Knopfdruck oder automatisch synchronisiert.

AppSheet ist Bestandteil von Google Workspace und kann von Google Kunden genutzt werden, die einen entsprechenden Workspace Tarif nutzen. Über Den Workspace Administrator erfolgen die Verwaltung von grundsätzlichen Rechten und Nutzern und vieles andere. Auch die Verwaltung von den Anwendungen die Ihren Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Ist AppSheet dort eingerichtet und entsprechend für eine Organisation freigeschaltet können dann auch die Nutzer in AppSheet mit den jeweiligen Google Workspace Konten angelegt und freigeschaltet werden. Dann erhalten die Nutzer exclusiv eine eMail mit allen Infos zur Einrichtung der App.